មគ្គុទ្ទេសក៍ប្រតិបត្តិការ៖ របៀបបង្កើត និងគ្រប់គ្រង "សំណើតម្លៃ" (Quotation Management Guide)

ឯកសារនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងដើម្បីផ្តល់ជាមគ្គុទ្ទេសក៍លម្អិតជំហានៗ ក្នុងការប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពនូវមុខងារ "សំណើតម្លៃ" (Quotation) នៅក្នុងប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងគណនេយ្យ និងលក់។ មគ្គុទ្ទេសក៍នេះនឹងគ្របដណ្តប់ចាប់តាំងពីការចូលទៅកាន់ទំព័រសំណើតម្លៃ ការបង្កើតថ្មី ការកែប្រែ ការទាញយក/បោះពុម្ពជា PDF រហូតដល់ការបញ្ជូន និងផ្លាស់ប្តូរស្ថានភាពសំណើតម្លៃ។

ជំហានទី ១៖ ការចូលទៅកាន់ទំព័រសំណើតម្លៃ (Navigating to Quotation Module)

1. សម្លឹងមើលទៅលើ **Menu ខាងឆ្វេង (Sidebar Navigation)**។

2. ចុចលើផ្នែក "លក់" (Sales) ដើម្បីពន្លាតជម្រើសផ្សេងៗ។

3. ចុចជ្រើសរើសយក "សំណើតម្លៃ" (Quotations)។

4. ប្រព័ន្ធនឹងនាំអ្នកទៅកាន់ទំព័របញ្ជីសំណើតម្លៃ (Quotation List) ដែលបង្ហាញពីប្រតិបត្តិការដែលបានបង្កើតរួចមក។

ជំហានទី ២៖ របៀបបង្កើតសំណើតម្លៃថ្មី (Creating a New Quotation)

ដើម្បីបង្កើតឯកសារសំណើតម្លៃថ្មីជូនអតិថិជន សូមអនុវត្តតាមជំហានដូចខាងក្រោម៖

1. នៅត្រង់ទំព័របញ្ជី "សំណើតម្លៃ" សូមចុចលើប៊ូតុងពណ៌ក្រហម "+ សំណើតម្លៃថ្មី" (នៅជ្រុងខាងស្តាំលើ)។

2. ប្រព័ន្ធនឹងបង្ហាញទម្រង់បែបបទ "សម្រង់តម្លៃថ្មី" (Create Quotation) សម្រាប់បំពេញទិន្នន័យ៖

• អតិថិជន (Customer)*៖ ជ្រើសរើសឈ្មោះអតិថិជន ឬក្រុមហ៊ុនដែលត្រូវស្នើ (ឧទាហរណ៍៖ demo)។

• Quotation Date (កាលបរិច្ឆេទ)*៖ កំណត់កាលបរិច្ឆេទចេញសំណើតម្លៃ (ឧ. 14/09/2026)។

• មានសុពលភាពដល់ (Expiry Date)*៖ កំណត់កាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់នៃតម្លៃនេះ (ឧ. 14/10/2026)។

• រូបិយវត្ថុ (Currency)៖ ជ្រើសរើសរូបិយប័ណ្ណប្រតិបត្តិការ (ឧ. USD)។

• កំណត់សម្គាល់ (Notes)៖ បញ្ចូលព័ត៌មានបន្ថែម ឬការណែនាំផ្សេងៗ (ឧ. ត្រួតពិនិត្យទំនិញរួមជាមួយគ្នាមុនពេលបិទប្រតិបត្តិការ។)។

• លក្ខខណ្ឌ (Terms & Conditions)៖ បញ្ចូលលក្ខខណ្ឌនៃការទូទាត់ ឬការប្រគល់ទំនិញ (ឧ. បង់ប្រាក់ជាមុន 50% និងបង់សល់ 50% នៅពេលប្រគល់ទំនិញ។)។

1. ការបន្ថែមមុខទំនិញ/សេវាកម្ម (Adding Items)៖

• ចុចប៊ូតុង "+ បន្ថែមជួរដេក" ប្រសិនបើត្រូវបន្ថែមទំនិញច្រើនមុខ។

• បរិយាយ (Description)៖ ជ្រើសរើស ឬវាយឈ្មោះទំនិញ/សេវាកម្ម (ឧ. PC)។

• បរិមាណ (Quantity)៖ បញ្ចូលចំនួនទំនិញ (ឧ. 1.0000)។

• តម្លៃរាយ (Unit Price)៖ បញ្ចូលតម្លៃក្នុងមួយខ្នាត (ឧ. $ 1.00)។

• បញ្ចុះតម្លៃ (Discount)៖ បញ្ចូលចំនួនប្រាក់ ឬភាគរយបញ្ចុះតម្លៃ (បើមាន)។

• អាករ (VAT/Tax)៖ ជ្រើសរើសប្រភេទទន្ធ/អាករដែលត្រូវអនុវត្ត (ឧ. VAT-O 10%)។

1. ចុចប៊ូតុង "Save Quotation" ដើម្បីរក្សាទុកឯកសារជាទម្រង់ Draft (ព្រាង)។

ជំហានទី ៣៖ ការពិនិត្យ និងកែប្រែសំណើតម្លៃ (Viewing & Editing Quotation)

បន្ទាប់ពីបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់ Draft អ្នកអាចធ្វើការពិនិត្យឡើងវិញ ឬធ្វើការកែប្រែព័ត៌មានបាន៖

ជំហានទី ៤៖ ការទាញយក ឬបោះពុម្ពជា PDF (Exporting / Printing PDF)

ដើម្បីផ្ញើឯកសារផ្លូវការទៅកាន់អតិថិជនតាមរយៈអ៊ីមែល Telegram ឬបោះពុម្ពជាក្រដាស៖

1. នៅទំព័របង្ហាញសំណើតម្លៃ ចុចលើប៊ូតុង "បោះពុម្ព / PDF" (Print / PDF)។

2. ប្រព័ន្ធនឹងបង្កើតឯកសារទម្រង់បែបបទផ្លូវការ (Official Quotation Format) ដែលមានរួមបញ្ចូល៖

• ក្បាលលិខិតក្រុមហ៊ុន (ឈ្មោះក្រុមហ៊ុន, TIN, អាសយដ្ឋាន, លេខទូរស័ព្ទ)។

• ព័ត៌មានអតិថិជន (Customer Name, TIN, Address, Tel)។

• លេខកូដសំណើតម្លៃ កាលបរិច្ឆេទចេញ និងកាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់។

• តារាងរាយទំនិញ តម្លៃរាយ បរិមាណ បញ្ចុះតម្លៃ VAT 10% និងតម្លៃសរុប (Grand Total)។

• ផ្នែកលក្ខខណ្ឌ និងហត្ថលេខាទទួលស្គាល់ (Approved by / Accepted by)។

1. អ្នកអាចចុចបោះពុម្ព (Print) ឬរក្សាទុកជា PDF រួចចុច "<- Back" ដើម្បីត្រឡប់មកកាន់ប្រព័ន្ធវិញ។

ជំហានទី ៥៖ ការបញ្ជូន និងប្តូរស្ថានភាព (Sending & Approval Workflow)

1. បញ្ជូនទៅអតិថិជន (Mark as Sent)៖

• នៅពេលអ្នកត្រៀមខ្លួនរួចរាល់ក្នុងការផ្ញើទៅអតិថិជន សូមចុចប៊ូតុង "សម្រេចថាបានផ្ញើ" (Mark as Sent)។

• ស្ថានភាពរបស់ឯកសារនឹងផ្លាស់ប្តូរពី Draft ទៅជា Sent ហើយប្រព័ន្ធនឹងបង្ហាញសារជូនដំណឹងថា "Quotation marked as sent."។

1. ការឆ្លើយតបរបស់អតិថិជន (Customer Response)៖

• បានទទួលយក (Accepted)៖ ប្រសិនបើអតិថិជនយល់ព្រមលើតម្លៃ ចុចប៊ូតុងពណ៌បៃតង "បានទទួលយក"។

• បានបដិសេធ (Rejected)៖ ប្រសិនបើអតិថិជនបដិសេធ ចុចប៊ូតុង "បានបដិសេធ"។

1. បំប្លែងទៅជាវិក្កយបត្រ (Convert to Invoice)៖

• នៅពេលអតិថិជនយល់ព្រម អ្នកអាចចុចប៊ូតុងពណ៌ក្រហម "បំប្លែងទៅជាវិក្កយបត្រ" (Convert to Invoice) ដើម្បីបង្កើតវិក្កយបត្រលក់ដោយស្វ័យប្រវត្តិ ដោយមិនបាច់បញ្ចូលទិន្នន័យឡើងវិញឡើយ។

ចំណាំសំខាន់៖​ការពិនិត្យមើលកាលបរិច្ឆេទផុតកំណត់ (Expiry Date) និងការកំណត់លក្ខខណ្ឌទូទាត់ឲ្យបានច្បាស់លាស់ ជួយការពារហានិភ័យនៃការប្រែប្រួលតម្លៃទំនិញ និងជួយឲ្យការប្រមូលប្រាក់មានប្រសិទ្ធភាពខ្ពស់។